営業文を書く前に、見込み客を調査する

複数の作業チームを抱える修理業者向けのスケジュール管理ソフトを販売しているとします。企業名簿を見れば、ある地域でどの会社が事業を展開しているかは分かります。しかし、誰に連絡するかを決めるには、各社の予約方法、定期訪問の有無、スケジュール管理で困っていることを知る必要があります。

その調査をBeeuniのエージェントに任せることができます。企業のウェブサイトや公開されている議論を調べ、関連リンクをたどり、見つけた情報を接続済みのCRMの記録と照合できます。出力には、各社を候補に含める理由を記載します。住所だけでは、その理由は分かりません。

確認できる条件で顧客像を定める

スケジュール管理ソフトの候補を探すなら、設置、修理、定期メンテナンスにあたる複数の作業チームを調整している企業を調べます。対応地域、予約ページ、メンテナンスプランが、エージェントによる調査の手がかりになります。1日に1件の予約を受ける会社と、予定が埋まった中で緊急の依頼に対応する会社とでは、必要なものが大きく異なる可能性があります。

対象外の条件も示してください。個人で働く職人、全国展開のフランチャイズ、緊急出動の手配を行う事業者には対応しない場合があるでしょう。現在の製品で対応できる範囲も含めてください。そうしないと、条件はもっともらしいものの、要件に応えられない見込み客が調査結果に含まれることがあります。

調査の出発点として、公開名簿、複数の企業サイト、または普段から確認している議論の場を選びます。重要な地域とサービスの種類をエージェントに伝えてください。選定内容を確認してから調査を広げられるよう、1回あたりの調査件数にも上限を設けます。

1社の根拠をたどる

スケジュール管理ソフトの調査で、次のような結果が3件得られたとします。

事業者Aは定期メンテナンスを提供し、市内各所に複数の作業チームを派遣しています。最近、自社サイトの記事で、緊急の出動依頼によって予定済みの訪問に支障が出ていると説明していました。サービスページは顧客像との適合を示し、その記事はスケジュール管理上の課題を示しています。両方の参照元と日付を記録します。この会社は、さらに詳しく調べる価値があります。

事業者Bは同様のサービスを提供し、配車担当者を募集しています。顧客像には合っていますが、求人情報だけではスケジュール管理に問題があるとは判断できません。募集職種と、現在の業務プロセスについて生じる疑問を記録します。新しく採用される人が、すでに必要なソフトウェアを使えている可能性もあります。

企業Cは修理予約の管理に関する人気記事を公開しています。しかし、サービスページによると、修理チームを運営しているのではなく、新人の職人を育成しています。この企業は対象から外し、次回の調査で再び候補に上がらないよう、その理由も残します。

Beeuniはブラウザーでこうした確認を進め、検索結果の概要だけで済ませず、企業自身のページをたどって情報を読み取ることができます。公開されている議論から、調査すべき課題の手がかりが見つかる場合もあります。投稿者が特定できないコメントの苦情を、関連性を裏付ける情報源なしに特定の会社のものとして扱ってはいけません。

新しい相手に連絡する前に、自社の記録を確認する

利用しているCRMまたは顧客管理シートを接続し、関連情報を読み取る権限を付与します。企業のドメインと既知の別名を使い、候補企業と既存の記録を照合するようエージェントに指示します。社名だけで照合すると、社名変更や表記の違いによって重複が生じることがあります。

既存顧客、進行中の商談、連絡禁止の記録は、それぞれ異なる扱いが必要です。調査結果には、照合結果と連絡状況を含めます。CRMの該当部分にエージェントがアクセスできない場合は、確認が未完了であることを明記してください。アクセスできないことは、その企業の記録が存在しない根拠にはなりません。

企業の公開問い合わせページに、法人向けの窓口が記載されている場合があります。関連があればその情報を残し、従業員のメールアドレスを推測したり、無関係な個人情報を集めたりしないでください。公開されている議論を調査するのに、その参加者へ連絡する必要はありません。

スコアに頼らず、候補リストを分かりやすくする

• 企業名とドメイン、顧客像に合う理由。
• 確認できたニーズ、その情報源、情報の公開日または確認日。
• 既存のCRM記録との照合結果と連絡状況、または確認が未完了である旨。
• 次の対応を決めるうえで解消が必要な疑問を1つ。

結果は「要確認」「追加の根拠が必要」「対象外」に分類します。何を測る点数なのかを定義しない限り、たとえば100点満点中92点という評価を加えても、ほとんど意味はありません。リストを読む人が、エージェントの評価をうのみにせず、根拠を見て候補を除外できるようにします。

事業者Aに次に尋ねることは、緊急の依頼が入ったとき、配車担当者が予約済みの訪問予定をどのように組み直すか、という点かもしれません。営業文の下書きでは公開された情報に触れ、その業務プロセスについて質問できます。相手の予算、社内の業務量、使用中のツールへの不満を知っているかのように書いてはいけません。

最初の調査結果は、記録の追加や送信を行う前に、調査用のファイルに保存します。候補を確認してから、希望する具体的なCRMの更新やメッセージの下書きを依頼してください。ツールの呼び出しに承認が必要な場合は、コネクターポリシーを設定してください。調査の指示文だけでは、承認が必須になる仕組みは設定されません。

候補から除外した企業を、次回の検索条件の見直しに役立てます。候補の大半が個人で働く職人なら、次に進む前に複数の作業チームを抱えていると分かる情報を探します。情報源が古すぎる場合は、対象期間を変更します。次回の調査で同じ不適合企業が再び候補に上がらないよう、調査結果には除外理由を残します。